Le prochain vol devient la priorité.
Un départ avancé, une arrivée retardée ou une vigilance météo peut rebattre le planning. Le responsable ouvre le vol concerné et ajuste son escale avant que l’équipe soit sur le terrain.
Pour les équipes d’assistance en escale
Une escale se joue à la minute.
GroundSuite aide le responsable Handling à organiser la journée, préparer chaque escale, mobiliser une équipe habilitée, suivre l’exécution et facturer les prestations réellement validées.
Le poste de pilotage Handling
Avant chaque escale, voyez la journée entière.
À l’ouverture de sa journée, le responsable voit les vols attendus, les changements d’horaire et les conditions météo qui peuvent modifier l’organisation. Il identifie l’escale à préparer en priorité sans perdre de vue les autres opérations.
Le bon aéronef, au bon poste.
Avant l’arrivée, GroundSuite peut proposer puis affecter automatiquement un poste disponible et compatible. La décision tient compte de la catégorie de l’aéronef, de son envergure, de sa longueur, de sa masse maximale au décollage et des contraintes de la zone de sûreté.
Avant l’arrivée
L’avion n’est pas encore là. L’escale, elle, est déjà prête.
Le responsable ouvre le vol à traiter. À partir de ses horaires, il organise les interventions attendues et adapte le déroulé aux particularités de cette escale.
Construire la séquence de l’escale.
Déchargement, assistance aux passagers, préparation du départ : les tâches sont ordonnées autour de l’arrivée et du décollage.
Adapter le plan au vol attendu.
Le modèle donne un cadre, puis le responsable ajuste les horaires, les prestations et les interventions propres à ce vol.
Prévoir l’équipe et les moyens.
Avant l’arrivée, chacun sait quels rôles doivent être couverts et quels équipements doivent être disponibles.
Habilitations et qualifications
Disponible ne veut pas toujours dire habilité.
Le besoin est clair ; il faut encore trouver les personnes capables d’intervenir. GroundSuite suit les habilitations de toute l’équipe et alerte le responsable assez tôt pour organiser un renouvellement ou adapter ses affectations.
Une même personne, plusieurs échéances.
La formation sûreté 11.2.6.2 et le titre de circulation aéroportuaire nécessaires côté piste ne sont pas forcément renouvelés au même moment.
Une expiration peut remettre en cause une affectation.
Un collaborateur peut être présent mais ne plus réunir tous les prérequis du rôle. L’état de sa qualification permet de le voir avant de construire l’équipe.
Le responsable est alerté avant l’expiration.
Chaque type d’habilitation possède son propre délai d’alerte. Les prochaines échéances apparaissent dans le suivi de l’équipe sans ouvrir les fiches une à une.
Affectation de l’équipe
Constituez l’équipe qui pourra réellement intervenir.
Le responsable ouvre une tâche, retrouve les personnes présentes ce jour-là et qualifiées pour le rôle attendu, puis les affecte à l’heure où elles devront intervenir.
Choisir les bonnes personnes pour chaque tâche.
La liste proposée tient compte des qualifications nécessaires et de la présence du collaborateur à la date de l’intervention.
Repérer un congé ou une affectation concurrente.
Les congés approuvés et les tâches déjà confiées au même horaire sont contrôlés avant d’enregistrer l’équipe.
Le jour de l’opération
Voyez la journée avancer, escale par escale.
Quand l’avion approche, le planning préparé devient une opération réelle. Connecté à Flightradar24, GroundSuite actualise les horaires estimés en temps réel : le responsable repère les retards ou les avances, ouvre le dossier du vol et ajuste l’escale sans perdre le lien entre ce qui était prévu et ce que l’équipe réalise.
Les horaires réels donnent le nouveau tempo.
Les mises à jour Flightradar24 font apparaître l’heure estimée, le retard ou l’avance. Le responsable sait immédiatement quelle escale doit être réorganisée ou suivie de plus près.
Ce qui se passe reste rattaché au vol.
Tâches confirmées, prestations fournies, moyens utilisés et écarts rencontrés composent une mémoire opérationnelle exploitable après le départ.
De l’escale clôturée à la facture
Facturez ce qui a été validé, sans reconstruire l’escale.
Une fois l’opération terminée, les prestations confirmées deviennent une base de facturation traçable. GroundSuite les rapproche du client et du contrat concernés, applique les quantités, tarifs et taxes prévus, puis prépare une facture que l’équipe administrative peut contrôler avant émission.
Clôturer la réalité de l’escale.
Les services réellement fournis, leurs quantités et les moyens mobilisés restent rattachés au vol. L’équipe ne repart pas de notes ou de fichiers séparés pour expliquer ce qui doit être facturé.
Créer un point de passage clair.
Le responsable corrige si nécessaire les prestations déclarées, puis les approuve. Seules les prestations validées et encore non facturées poursuivent le parcours.
Transformer le validé en lignes de facture.
Le client, son contrat et les conditions prévues donnent le cadre. GroundSuite reprend les quantités approuvées, les tarifs applicables et les taxes pour constituer le brouillon.
La facturation garde la maîtrise.
Avant émission, l’équipe vérifie le destinataire, la période, les lignes, les montants, les taxes, le total dû et l’échéance depuis une vue unique.
Une facture prête à suivre son circuit.
L’émission attribue le numéro définitif et fige la facture contrôlée. Elle peut ensuite être transmise au client selon le circuit convenu avec lui.
Montrez-nous l’une de vos escales.
Partons d’un vol, de vos équipes, de leurs habilitations et de votre manière de facturer. Nous vous montrerons comment GroundSuite accompagne l’escale de sa préparation jusqu’à la facture.